覆盤,將專案的執行經驗,轉變成能力

如何從專案中進行深度的學習?如何將專案的執行經驗轉變成能力呢?答案是靠覆盤!6月底,我經歷了兩個覆盤會議,一個是在地創生專案的覆盤會議,一個是客戶公司經營策略的覆盤會議,在其中,我們試著從中萃取經驗,並思考下次怎麼樣可以做得更好!在這篇文章中,我以「在地創生專案覆盤會議」為案例,跟各位分享我的做法。

什麼是覆盤?為什麼需要覆盤呢?

覆盤原本是圍棋術語,指的是棋手在下完棋後,重新把與對手對奕的過程還原,看看那些地方下得好,那些地方下得不好,下得不好的地方是否有更好的下法,並進行分析與討論的過程。為什麼需要覆盤呢?主要目的是檢視執行的過程,思考下次如何能夠做得更好。以「在地創生專案覆盤會議」的目的來看,是將「在地創生專案執行的經驗轉化為創新能力」,讓學員們在下次要運用「設計思考」等方法推動在地創生時,知道整個專案或那個環節與步驟可以做得更好!接著分享我帶領在地創生專案覆盤會議的過程。

覆盤會議前,事先準備功課

在覆盤會議前,我請學員們事先統整此次專案中每周所撰寫的作業,並事先發放覆盤會議的引導資料,讓學員事先可以了解覆盤會議的目的與大致進行流程。而在地創生專案覆盤會議前,我設定的覆盤專案範圍是「新北雙溪低碳旅遊專案」,秉持「對事不對人」的原則,採取依照設計思考流程,分不同階段與步驟複盤的方式。覆盤的方法有不少,我常用的是透過「世界咖啡館」或「按階段分析與解決問題」的方法,在此次專案因為疫情與團隊人數的關係,我選擇了「按階段分析與解決問題」的方法。

覆盤會議中按專案各階段與流程覆盤

此次專案共分成三個不同的階段,包含在地資源盤點、在地發展障礙與期望挖掘與創意發想等三階段。在每個階段一開始,會先說明這個階段有幾個步驟,階段目標是什麼,接著引導學員思考以下問題,並請同學們思考從中學習到的什麼事物及下次如何可以做得更好。

• 問題1:各步驟、子步驟的預期目標

• 問題2:實際發生了什麼事? (比對作業與執行結果)

• 問題3:差異原因分析

• 問題4:從各步驟中有何經驗學習?後續如何做得更好?

當各階段覆盤完後,也要針對整體專案覆盤,以便於見樹又見林。

從覆盤中萃取經驗,思考如何做得更好

以下分享三個在覆盤會議中的討論點,供各位參考!

一、階段1.在地資源盤點 步驟1.1~1.3 記憶 /文化/產業盤點

1.     次級資料的搜集,所搜集到的資料,例如:旅遊網站、部落格等上的文章,可能會有時效性與正確性的問題。建議可以以政府相關網站上的資訊為主,例如區公所的網站資料、國家發展委會員的網站。另外,還可以查詢碩博士論文,看看是否有可參考的資料。

2.     在盤點資料時,若帶著特定角度與立場去搜集資料,導致次級資料的搜集會有所偏頗。此次在此三步驟,有學員在假定要做旅遊主題下,去搜集相關的資料,導致搜集的資料有所偏頗,建議下次在引導學員盤點相關資料時,要提醒學員先不要自我設限。

3.     「目標客群」設定是必須的。不要認為團隊的提案可以為創生鄉鎮吸引到全客層,這是不切實際的。有目標客群的設定上,建議先盤點完在地資源與優勢後,再來設定目標客層為佳。

二、階段1.在地資源盤點 步驟1.4在地鄉鎮調查與在地創生現況掌握

在地創生現況的掌握,除到現場實際了解外,可查詢政府在地創生相關的網站,以了解創生鄉鎮在地創生現況。建議可以查詢國發會地方創生資訊共享交流平台

https://www.twrr.ndc.gov.tw/index

三、總體專案覆盤

從整體專案採用設計思考來提出「在地創生方案」的過程來看,若無太多時間可同時掌握多個利害關係人的問題與想法的話,設計思考所挖掘出來的問題是局部的問題,當然解決方案也是局部的問題。為要讓下次有機會做得更好,真正解決在地創生的相關問題,建議把看待問題的角度拉高至整體的角度來看,運用系統思考分析人口減少的問題,並從中找槓桿點,提出解決方案,會是更好的做法。

如何從專案中進行深度的學習呢?透過有系統的覆盤會議,在每個重要執行步驟中反省與檢視,讓下次有機會再執行類似專案時,可以做得更好。透過覆盤將專案的執行經驗,轉變成能力。

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